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Datenschutzhinweise GFO-Karriere-Seite

Datenschutzhinweise GFO-Karriere-Seite

Für uns ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten von besonderer Bedeutung. Um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ergriffen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten erheben und zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden. Ihre Daten werden im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung sowie den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Karriereportal und das Bewerbermanagementsystem der Gemeinnützigen Gesellschaft der Franziskanerinnen zu Olpe mbH (GFO) und der mit der GFO verbundenen Unternehmen (i. S. v. § 15 AktG).

 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Verantwortlicher gem. § 4 Nr. 9 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (nachfolgend KDG) ist:

Gemeinnützige Gesellschaft der Franziskanerinnen zu Olpe mbH (GFO)
Maria-Theresia-Straße 42 a
57462 Olpe
Tel. 02761 9265-0

kontakt@gfo-online.de
www.gfo-online.de

 

2. Datenschutzbeauftragter:

Benjamin Musial
Gemeinnützige Gesellschaft der Franziskanerinnen zu Olpe mbH
GFO Geschäftsstelle Olpe
Maria-Theresia-Str. 42 a
57462 Olpe

Mail: datenschutz@gfo-online.de

 

3. Auftragsverarbeitung

Für die effiziente Durchführung von Bewerbungsverfahren nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin (Kontakt: datenschutz@softgarden.de), die das Bewerbermanagement als Auftragsverarbeiter i. S. d. § 4 Nr. 10 KDG betreibt. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach§ 29 KDG geschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherstellt.

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte sowie die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens bleiben wir Ihr erster Ansprechpartner. Sie können sich unter den oben gemachten Angaben des Verantwortlichen direkt an uns oder vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden.

 

4. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, vorliegend im Rahmen des Bewerbermanagements. Hierunter fallen nach § 4 Nr. 1 KDG alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Darüber hinaus werden im Rahmen der Nutzung des Bewerbermanagements auch solche Daten erfasst, die mit der Nutzung in Verbindung stehen, sog. Nutzungsdaten. Nutzungsdaten sind solche Daten, die erforderlich sind, um unsere Webseiten zu betreiben, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung unserer Webseite, etwa auch Anmeldedaten. Diese Verarbeitungen stehen im Einklang mit den datenschutz- und telemedienrechtlichen Bestimmungen.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und/oder der Nutzung des Systems können zudem Verarbeitungstätigkeiten stattfinden, die entweder aufgrund berechtigten Interesses gem. § 6 Abs. 1 lit. g) KDG oder auf Basis Ihrer Einwilligung gem. § 6 Abs. 1 lit. b) KDG erfolgen. In Betracht kommen auch Verarbeitungstätigkeiten, denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung oder ein öffentliches Interesse zu Teil wird, § 6 Abs. 1 lit. d) u. f) KDG, wie etwa im Rahmen der Strafverfolgung oder Ermittlung staatlicher Stellen. Durch individuelle Einstellungen in Ihrem Webbrowser, die Konfiguration der entsprechenden Cookie-Einstellungen sowie ihr Nutzerverhalten können Sie den Umfang der Verarbeitung selbst bestimmen und kontrollieren.

 

5. Erhebung und Verwendung Ihrer Daten

5.1. Besuch der Webseite

Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet ("Systemprotokolle"), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren ("Beweisfunktion"). 

Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisiert die folgenden Daten:

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Browsertyp und -version
  • verwendetes Betriebssystem
  • Menge der gesendeten Date
  • IP Adresse des Zugriffs

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. g) KDG sowie das Telemedienrecht.

 

5.2. Cookies

Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.

Details zu Cookies entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie. Sie können Ihre Cookie Einstellungen bearbeiten, indem Sie hier  klicken. Alternativ können Sie alle nicht funktionellen Cookies hier deaktivieren.

 

5.3. Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie nach Konfiguration von Benutzernamen und Passwort einen Account im Karriereportal einrichten und verwalten. Sie können über die Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen im softgarden-Bewerbermanagementsystem nutzen und Ihre individuellen Einstellungen vornehmen (z. B. die Aufnahme in einen Talentpool).

Für die effiziente und erfolgsversprechende Bewerbung können Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns die folgenden Informationen angeben: 

  • Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail, Telefonnummer)
  • Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)
  • Profile in sozialen Netzwerken (z.B. XING, LinkedIn, Facebook)
  • Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (z.B. Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben etc.)

Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses ist § 53 Abs.1 KDG. Darüber hinaus liegt die Nutzung des Bewerbermanagementsystem durch den Verantwortlichen im berechtigten Interesse gem. § 6 Abs. 1 lit. g) KDG. Ist für eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit eine Einwilligung i. S. d. § 6 Abs. 1 lit. b) erforderlich, wird diese gesondert und transparent durch den Verantwortlichen bei Ihnen eingeholt, sofern diese sich nicht nach dem Transparenzgebot aus einem schlüssigen und freiwilligen Verhalten Ihrerseits ergibt, wie etwa die freiwillige Teilnahme an einem Videointerview.

 

5.4. Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbermanagements an die GFO und die mit der GFO verbundenen Unternehmen (i. S. v. § 15 AktG) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens weitergegeben. Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbermanagements nicht an unbefugte Dritte weitergegeben und zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken verarbeitet. So liegt die Einsichtnahme durch interne Stellen und Fachverantwortliche des Verantwortlichen im berechtigten Interesse, soweit die Kenntnis der Angaben aus dem Bewerbungsverfahren für die Bewerberauswahl oder interne Verwaltungszwecke des Unternehmens erforderlich und zulässig ist. Zu diesem Zweck können Ihre Angaben per E-Mail oder innerhalb des Managementsystems an Dritte im Unternehmen weitergeleitet werden. Rechtsgrundlage können sein § 53 Abs. 1, § 6 Abs. 1 lit. g) sowie b) KDG.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt zudem im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. § 29 KDG, mithin im Rahmen von Verarbeitungstätigkeiten, an denen der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse hat, Verarbeitungstätigkeiten auszulagern, die er andernfalls selbst vorzunehmen berechtigt ist. Der Verantwortliche trifft zu diesem Zweck die Maßnahmen, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Eine Weitergabe an externe Dritte kann zudem zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aufgrund berechtigten Interesses oder im Rahmen der Ermittlung von oder Offenlegung gegenüber staatlichen Stellen erfolgen, soweit ein Gesetz dies vorschreibt oder eine Verpflichtung zur Offenlegung besteht. Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen i. S. d. § 15, 16 KDG werden im Vorfeld der betreffenden Weitergabe gewährleistet, soweit diese gesondert zu erfüllen sind.

 

5.5.1. Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“), 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Verantwortliche Stelle in Europa ist die Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland. Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird laut Aussage von Google nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Nähere Informationen hierzu finden Sie unter https://policies.google.com/privacy?hl=en

 

5.5.2. Matomo

Wir nutzen den Webanalysedienst Matomo (ehemals Piwik), ein Dienst der InnoCraft Ltd., Waterloo Quay PO625, 6140 Wellington, Neuseeland, um die Nutzung der Karriereseite zu
analysieren und regelmäßig zu verbessern. Matomo wird mit der Erweiterung "AnonymizeIP“ genutzt. Dies bedeutet, dass IP Adressen auschließlich in anonymisierter Form verwendet werden. Die IP Adressen, die Ihr Browser via Matomo übermittelt werden nicht mit anderen Daten, die von uns gesammelt werden, zusammengeführt. Daher kann kein direkter Bezug zu einer Person hergestellt werden und keine persönliche Daten werden verarbeitet. Es werden keine Daten an Server außerhalb der Kontrolle von softgarden gesendet, da Matomo in der on-premise Variante genutzt wird und die Daten ausschließlich von softgarden gespeichert werden. Zu den Analysedaten, die von Matomo getrackt werden, gehören: Referrer-URL, Browser Typ, Spracheinstellung des Browsers, Bildschirmauflösung, Gerät Typ, besuchte Sub-Pages, aufgerufene Job Werbungen, Stadt/Region von der der Anruf aus erfolgte (die exakte Geo-Location wird nicht gespeichert), Tag und Uhrzeit des Zugriffs, Bounce Rate. Informationen zum Datenschutz von Matomo erhalten Sie unter matomo.org/privacy/ .


Softgarden verarbeitet die Daten zu eigenen Zwecken, um die Produkte und Services zu verbessern und die in diesem Abschnitt näher bezeichneten Funktionlitäten zu gewährleisten:

  • Analytics und Statistics über die Nutzung der Software (anonymisiert),
  • Analyse pseudonymisieter Datenbestände (Berichtserstellung, quantitative Analysen) Rechtsgrundlage für die Auswertung des anonymisierten Nutzerverhaltens ist das berechtigte Interesse von softgarden gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

 

5.6. Job-Abo

Um über neue Stellenangebote informiert zu werden, können Sie das Job-Newsletter abonnieren oder sich auf dem Karriereboard passende Stellen bei uns anzeigen lassen (RSS-Feed). Das Abonnement können Sie durch Angaben zur gewünschten Tätigkeit sowie zum Standort näher definieren.

Für das Abonnement ist zudem die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen (Opt-Out).

Über das RSS-Feed selbst werden keine personenbezogenen Daten zur Information über neue Stellenanzeigen verarbeitet.

 

5.7. Softgarden Network

Um Ihre Bewerbungen einfacher und effizienter zu verwalten bietet softgarden die Möglichkeit, sich für das softgarden-Network zu registrieren und einen Account zu diesem Zweck anzulegen. Das softgarden-Network ist ein kundenübergreifender Talentpool von softgarden.

Ihren Network-Account können Sie individuell konfigurieren und auch den Stand Ihrer Bewerbungen einsehen. Folgende Angaben können Sie hinterlegen:

  • Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum
  • Profilbild
  • Kontaktdaten (u.a. E-Mail Adresse und Telefonnummer)
  • Bewerbungsunterlagen (z.B. CV, Bildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)
  • Interessensgebiete (Jobkategorie, Karrierestufe und Wunschstandort)

Rechtsgrundlage für die Erstellung des softgarden-Network Accounts ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Weitere Informationen zum softgarden Network finden Sie hier: https://softgarden.de/unternehmen/datenschutz-network/.

 

5.8. Social Share Buttons

Es besteht die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen dieser Buttons werden Sie auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangen dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons stellen keine Plug-Ins dar und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke.

Derzeit können die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken geteilt werden:

Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. g) KDG zur statistischen Analyse und Reichweitenmessung von Stellenanzeigen. Ein Personenbezug wird nicht hergestellt.

Unter den angegebenen Links können Sie zudem erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Sozialen Netzwerke.

 

5.9. Online-Umfragen “Surveys”

Am Ende des Bewerbungsprozesses kann Ihnen von softgarden über einen Link eine Einladung zu einer Umfrage angezeigt werden. Die Umfrage findet über einen Dienst der easyfeedback GmbH statt, um das Bewerbungserlebnis abzufragen. softgarden führt diese Umfrage als Verantwortlicher i. S. d. § 4 Nr. 6) durch und verarbeitet die erhobenen Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) sowie zur Weiterentwicklung der softgarden-Produkte.

Die Erhebung der Umfragedaten ist standardmäßig über das SSL-Verschlüsselungsverfahren gesichert und softgarden stellt im Rahmen der Verarbeitung keinen Personenbezug her. Die Befragung kann jederzeit abgebrochen werden. Die bis zum Zeitpunkt des Abbruchs verarbeiteten Daten können für die genannten Zwecke genutzt werden.

Ihre Teilnahme an der Umfrage ist rein freiwillig und Sie erklären mit der Teilnahme Ihr Einverständnis, ohne das Ihre Teilnahme nicht möglich ist, § 6 Abs. 1 lit. b) KDG (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die Verarbeitung der Daten erfolgt anonymisiert. Anonymisierter Daten unterliegen in der Folge nicht dem sachlichen Anwendungsbereich des KDG (der DSGVO).

Nähere Infos zum Datenschutz von easyfeedback können Sie den folgenden Hinweisen entnehmen: https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung.

 

5.10. Talentpool

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder über die Schaltfläche "In Kontakt treten" haben Sie die Möglichkeit, sich für den Talentpool der GFO und der mit der GFO verbundenen Unternehmen (i. S. v. § 15 AktG) zu empfehlen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um automatisiert für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden zu können.

Wenn Sie sich über die Schaltfläche "In Kontakt treten" für den Talentpool registrieren, werden die folgenden Angaben abgefragt:

  • Anrede, akademischer Titel (optional)
  • Vor-, Nachname, E-Mail-Adresse
  • Im Interesse stehende Jobfelder
  • Momentane Karrierestufe
  • Bevorzugte(r) Standort(e)
  • XING-Profil oder Lebenslauf

Die Aufnahme in den Talentpool der GFO und der mit der GFO verbundenen Unternehmen (i. S. v. § 15 AktG) erfolgt auf rein freiwilliger Basis mit Ihrem Einverständnis sowie durch die Nutzung eines Opt-In Links. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. b) KDG. Weiterhin werden wir Sie nach 24 Monaten anschreiben, ob Sie noch Teil des Talentpools sein möchten.

 

6. Löschung und Nutzung der Daten

Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen nach Abschluss des Einstellungsverfahrens gespeichert. Dabei werden Daten 6 Monate nach erfolgter Absage und 6 nach Einstellung aufgehoben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten vollständig anonymisiert. Die Verarbeitung anonymisierter Datensätze unterliegt nicht dem sachlichen Geltungsbereich der Datenschutzbestimmungen, so dass für statistische und analytische Zwecke, zur Erstellung von Marktstudien oder zur Produktentwicklung, anonymisierte Daten verarbeitet werden können.

 

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Betroffene sind jederzeit berechtigt zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten gespeichert wurden, und können ein Auskunftsrecht über gespeicherte Daten geltend machen (Auskunftsrecht), ihre Richtigkeit überprüfen (Recht auf Berichtigung), ihre Ergänzung und Aktualisierung verlangen, ihre Löschung (Recht auf Vergessenwerden) verlangen, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Recht auf Einschränkung) sowie die Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format portieren/portieren lassen (Datenübertragbarkeit). Diese Rechte gelten, soweit keine zwingenden und/oder berechtigten Gründe auf Seiten des Verantwortlichen entgegenstehen. Wenden Sie sich dazu bitte an datenschutz@gfo-online.de oder postalisch an die oben angegebene Anschrift.

Für Fälle, in denen wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b) KDG) verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung ohne die Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die entsprechende Datenverarbeitung findet dann in Zukunft nicht mehr statt, berühren jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, etwa wenn die Daten fälschlicherweise verarbeitet werden oder wurden, oder andere im Interesse des Betroffenen liegenden Gründe einer (weiteren) Verarbeitung entgegenstehen. Betroffene haben zudem das Recht, sich bei der für die Datenverarbeitung zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines erfolgten Widerspruchs und/oder Widerrufs bestimmte Leistungen/Verarbeitungstätigkeiten nicht erfolgen oder in Anspruch genommen werden können, soweit die Verarbeitung zu diesen Zwecken erforderlich ist.

 

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Sollte dies erforderlich sein oder werden, werden wir an gegebener Stelle eine transparente Einwilligung im Vorfeld der Verarbeitung einholen.

 

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit im Hinblick auf die sich kontinuierlich verändernden rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen der Verarbeitung personenbezogener Daten zu ändern oder zu ergänzen. Dies betrifft auch etwaige Übersetzungsfehler und Unterschiede hinsichtlich nationalstaatlicher Anforderungen des Datenschutzrechts.